El empleador es quien debe solicitar la transcripción de incapacidades ante la EPS

El Ministerio de Salud y Protección Social, mediante el Concepto 2025423004870682 precisó las obligaciones del empleador frente a la transcripción y reconocimiento de incapacidades emitidas por médicos no adscritos a la red de la EPS, tal como ocurre en los casos de planes complementarios de salud.

La entidad recordó que, conforme al artículo 2.2.3.3.3 del Decreto 780 de 2016, cuando la incapacidad es expedida por un médico inscrito en el RETHUS (Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud) pero no adscrito a la EPS del trabajador, este documento debe ser presentado ante la EPS para su validación dentro de los 15 días siguientes a su expedición, acompañado de la epicrisis (si hubo internación) o del resumen de atención (si fue consulta externa o ambulatoria).

En cuanto a la responsabilidad del trámite, el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012 establece que el reconocimiento de incapacidades debe ser adelantado directamente por el empleador ante la EPS. En ningún caso puede trasladarse este trámite al trabajador, cuya única obligación es informar oportunamente la existencia de la incapacidad.

Si la EPS no valida la incapacidad dentro de los 8 días hábiles siguientes a su presentación, queda obligada a reconocerla y liquidarla en los términos legales. De persistir la negativa injustificada o el no pago, el empleador puede:

• Presentar queja ante la Superintendencia Nacional de Salud por posible infracción administrativa.
• Acudir a la jurisdicción ordinaria laboral para dirimir la controversia sobre el reconocimiento y pago.

Finalmente, el Ministerio de Salud y Protección Social aclaró que la EPS no puede exigir la historia clínica como requisito para validar la incapacidad, pues la norma solo exige epicrisis o resumen de atención. Si la entidad prestadora del plan complementario no entrega estos documentos o la EPS solicita requisitos no previstos en la ley, el empleador puede formular la respectiva queja ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Redacción INCP